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Softwarelizenzmanagementsystem

Jedes Unternehmen setzt eine Vielzahl von unterschiedlicher Software in ihrem Geschäftsbetrieb ein, ohne dass oftmals ein konkreter Überblick über den Umfang der dem Unternehmen zustehenden Nutzungsrechte besteht. Zudem erfolgen laufend Änderungen hinsichtlich der eingesetzten Software, auch oftmals „unbemerkt" durch Nutzung frei zugänglicher Software, die von Mitarbeiter aus dem Internet heruntergeladen oder in den Betrieb mitgebracht werden, z.B. über auch privat genutzte Dienst-Laptops, Smartphones etc..

Angesichts der erheblichen Abhängigkeit der Unternehmen von der Funktionstüchtigkeit ihrer IT, stellt dies ein erhebliches Gefahren- potential dar. Es besteht das Risiko, von den Lizenzinhabern der eingesetzten Software möglicherweise wegen eines Urheberrechts- verstoßes auf Unterlassung und Schadensersatz in Anspruch genommen zu werden. Dies kann im Verstoßfall zu erheblichen Nachzahlungen führen, ohne dass das Unternehmen hierfür im Gegenzug Lizenzrechte erhält. Zudem kann dies auch strafrechtliche Konsequenzen nach sich ziehen.

Zudem verletzt die Geschäftsführung möglicherweise aufgrund der mangelhaft gewährleisteten IT-Sicherheit ihre Pflichten, so dass aufgrund derartiger Versäumnisse eine persönliche Haftung auf Schadensersatz gegenüber der Gesellschaft droht. Beispielsweise hat das Landgericht München im Jahr 2007 entschieden, dass die Entlastung eines Vorstands unwirksam ist, da das Risikomanage- mentsystem nicht ausreichend dokumentiert wurde. Dies kann auch unter Umständen Anlass für eine außerordentliche Kündigung des zuständigen Vorstandsmitglieds werden.

Die aus der Neuregelung des § 91 Abs. 2 Aktiengesetz folgenden Pflichten gelten nach einhelliger Auffassung nicht nur für Vorstände von Akteingesellschaften, sondern treffen ebenso die Geschäftsführer von Gesellschaften mit beschränkter Haftung, da die gleiche Pflicht aus der allgemeinen Überwachungsverantwortung der Geschäfts- leitung folgt. Mittels eines Softwarelizenzmanagement-Systems kann dieses Risiko begrenzt werden. Sofern die Unternehmen somit noch nicht über ein entsprechendes Softwarelizenzmanagement-System verfügen, besteht dringender Handlungsbedarf, um eine persönliche Haftung zu vermeiden.

Bei dessen Einrichtung ist zunächst eine Stelle im Unternehmen zu bestimmen, die erfassen soll, welche Software im Unternehmen eingesetzt wird (Ermittlung des Ist-Zustands), welche Vereinbarungen mit dem jeweiligen Softwarelieferanten, der nicht identisch mit dem Rechteinhaber sein muss, bestehen und ob die tatsächliche Ver- wendung der vereinbarten Verwendung entspricht. Auch der Einsatz von Open Source Software sollte hierbei genauer geprüft werden, da aus deren Einsatz vielfältige und gravierende Risiken entstehen können.

Die Erfassung des korrekten Ist-Zustands bereitet insbesondere hinsichtlich der Erfassung der vertraglichen Lizenzvereinbarungen in der Praxis Probleme. Die entsprechenden Vertragsunterlagen müssen vollständig zusammengestellt werden, insbesondere ist hier ein Augenmerk auf die Allgemeinen Geschäftsbedingungen des Anbieters zu legen, auf die ggfs im Vertrag nur verwiesen wurde, ohne dass diese bei Vertragsabschluss tatsächlich vorlagen. Erfolgte sukzessiv der Erwerb von Lizenzen, müssen sämtliche Verträge dahingehend geprüft werden, ob einheitliche Lizenzbedingungen gelten bzw. ob aus unterschiedlichen Lizenzbedingungen letztlich auch unterschiedliche Rechtsfolgen hinsichtlich der Nutzungsbefugnisse resultieren.

Vorsicht ist bei Vertragsregelungen geboten, die widersprüchlich bzw. mehrdeutig sind. Dies betrifft oft Software ausländischer Unter- nehmen. Eine Aufklärung der hieraus folgenden Unsicherheit ist sinnvoll, um bestehende Risiken auszuräumen, insbesondere hinsichtlich des vertraglich vereinbarten Nutzungsumfangs und der Wirksamkeit der Regelungen. Eine fundierte Bewertung ist oftmals nur unter Beiziehung juristischer Hilfe möglich. Ergibt sich bei der Überprüfung der bestehenden Verträge eine Vertragslücke/unklare Regelungen/nachteilige Regelungen, können diese ggfs im Rahmen einer Nachlizenzierung geschlossen werden, um Schaden vom Unternehmen abzuwenden.

Ist die Bestandsaufnahme durchgeführt worden, ist zur Absicherung der Interessen des Unternehmens sowie der Geschäftsleitung zu regeln, wie zukünftig zu verfahren ist, wenn neue Software angeschafft, angemietet, geleast oder in sonstiger Weise genutzt werden soll. Denn oftmals lässt sich im Vorfeld des Abschlusses neuer Verträge durch entsprechende Verhandlungen mit den Lizenzinhabern das Risiko einer möglichen Rechtsverletzung verringern bzw. die einfachere Handhabung der Lizenzrechte im Unternehmen sichern. Neben der konkreten Prüfung, welche Nutzungsrechte das Unternehmen tatsächlich braucht bzw. gegebenenfalls in Zukunft benötigen könnte (Outsorcing von IT-Leistungen, Übertragbarkeit von Lizenzen an Tochterunter- nehmen), sollte den rechtlichen Bestimmungen besondere Bedeutung beigemessen werden. Oftmals befinden sich dort widersprüchliche, oder dem Interesse des Unternehmens nicht umfassend Rechnung tragende Nutzungsbefugnisse, zum Beispiel soll das Unternehmen keine Lizenzrechte auf Dauer, sondern lediglich auf unbestimmte Zeit erhalten, der Vertrag ist seitens des Anbieters trotz erheblicher Einstandszahlungen des Nutzers nach wenigen Jahren kündbar und hierdurch entfällt sodann automatisch das nur zeitlich befristete Nutzungsrecht o.ä..

Es sollte daher vermieden werden, die Lizenzbedingungen des Anbieters ungeprüft zu akzeptieren. Diese sehen bei ausländischen Anbietern in der Regel die Geltung ausländischen Rechts vor, hier sollte möglichst die Geltung des Rechts der Bundesrepublik Deutschland ausgehandelt werden. Gleichzeitig sollte Wert darauf gelegt werden, die Zuständigkeit eines deutschen Gerichts zu vereinbaren, da dies die Durchsetzung der entsprechenden Rechte erheblich vereinfacht und kostengünstiger gestaltet als die Prozessführung im Ausland.

Insbesondere die Aufstellung allgemeiner Vorgaben für zukünftige Softwareerweiterungen/Neueinkäufe (Checkliste) erleichtert die zukünftige Handhabung durch die Fachabteilungen und ermöglicht die frühzeitige Einbindung des / der zuständigen Mitarbeiter, die für das Softwarelizenzmanagement zuständig sind. Beim Umstieg auf eine völlig neue Software ist es wichtig, vor Eintritt in die ihn die konkreten Verhandlungen die entsprechenden Lizenzverträge und Pflegeverträge beim Anbieter anzufordern und rechtlich überprüfen zu lassen, um entsprechende Risiken oder Unklarheiten direkt zu erkennen, damit diese am Anfang der Vertragsverhandlungen angesprochen werden können. Kurz vor Vertragsunterzeichnung ist es erfahrungsgemäß schwierig, die aus bestimmten Vertragsklauseln resultierenden Risiken noch auszuschalten, da der Anbieter zu diesem Zeitpunkt nur selten noch bereit ist, einzulenken und stattdessen darauf spekuliert, dass das Unternehmen letztlich nachgibt, da sich dieses „kurz vor dem Ziel" befindet, von der Software überzeugt ist und bereits erhebliche Zeit in die Auswahl und die Verhandlungen mit dem Anbieter gesteckt hat. Die Hoffnung des Unternehmens, dass es später nicht zu rechtlichen Auseinander- setzungen kommt und sich die aufgedeckten Risiken nicht verwirklicht, ist leider häufig ein Trugschluss.

Verfasserin: Rechtsanwältin Tanja Risse, zugleich Fachanwältin für IT-Recht, Kunz Rechtsanwälte Partnerschaft, Koblenz

 

 

 


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